Hoe dien ik declaraties in?

Zowel de werkgever/administrateur als medewerker kan declaraties invoeren.

1. Het declaratiescherm
Vanuit het startscherm kiest u in de sidebalk voor ‘’declaraties’’. In het midden van uw scherm komt opnieuw het woord ‘’declaraties’’, kies hier nogmaals voor. Hier ziet u uw ingediende declaraties, kies voor ‘’+ Nieuwe declaratie’’ om een nieuwe declaratie in te dienen.

2. Soorten declaraties
Er zijn twee veelvoorkomende soorten declaraties; kilometervergoedingen en thuiswerkvergoedingen.

2a. Kilometervergoedingen declareren:
Wij adviseren u om dit één keer per maand in te voeren, echter mag dit ook per week. Onderstaand wordt beschreven op welke manier het ingevoerd mag worden per maand.

Werkwijze
1. Zet in de omschrijving om welke maand en jaar het gaat;
2. Kies de declaratiesoort;
3. Selecteer de gehele maand;
4. Kies aantal totaal en vul het totaal aantal gereden kilometers in;
5. Voeg wanneer het verplicht is een bestand/foto toe bij ”bijlage”. Deze bijlage moet in PDF-vorm opgemaakt zijn, Excel pakt het systeem niet;
6. In de toelichting is het handig om te vermelden om welke maand het gaat;
7. Vervolgens kunt u bij ‘’+ Meer regels’’ een nieuwe week declaratie invoeren en een andere type selecteren.
8. Klaar? Kies dan voor opslaan en indienen en uw werkgever ontvangt de declaratie en moet deze nog accorderen. Wanneer de werkgever deze invoert ontvangt Anema Salaris & Advies de declaratie.

2b. Thuiswerkvergoedingen declareren:
Er mag bij het indienen van de thuiswerkvergoeding gekozen worden om in één keer de gehele maand (i.p.v. week) te selecteren en dan het totaal aantal thuiswerkdagen in te vullen, dit scheelt in het uploaden van bijlagen. Onderstaand de werkwijze op weekbasis.

Werkwijze
1. Zet in de omschrijving om welke maand en jaar het gaat;
2. Kies de declaratiesoort;
3. Selecteer de (werk)week, van maandag t/m vrijdag;
4. Heeft u alle 5 de dagen thuisgewerkt? Dan zijn dit 5 dagen en voert u bij aantal totaal ‘5’ in;
5. In de toelichting is het handig om te vermelden om welke week van de maand het gaat;
6. Vervolgens kunt u bij ‘’+ Meer regels’’ een nieuwe week declareren, vermeld in de toelichting week 2, 3 of 4 (afhankelijk van hoeveelste regel het betreft).
7. Klaar? Kies dan voor opslaan en indienen en uw werkgever ontvangt de declaratie en moet deze nog accorderen. Wanneer de werkgever deze invoert ontvangt Anema Salaris & Advies de declaratie.

Heeft u bijvoorbeeld in deze week 3 dagen thuisgewerkt? Dan wordt er uiteraard bij ‘’aantal totaal’’ 3 ingevuld.

Kijk bij downloads voor een handleiding en instructievideo (6. Declaraties indienen).