U heeft van Anema Salaris & Advies of van uw werkgever/administrateur een activatiemail ontvangen om een account aan te maken binnen HR & Salaris Gemak. Onderstaand vindt u een uitleg hoe u uw account kunt activeren.

1. Account aangemaakt
In uw mail ontvangt u een activatie, er is binnen het online portaal een account voor u aangemaakt. Om de activatie af te ronden kiest u voor ‘’Activeer je account’’.

2. Verificatie aanvinken
Om het vinkje in ‘’ik ben geen robot’’ te krijgen zult u de juiste afbeeldingen moeten selecteren die gevraagd worden. Klik op ‘’Activeer je account’.

3. Tweede mail verstuurd
Er is een tweede mail verstuurd. Ga terug naar uw mail om te kijken of deze is aangekomen, deze kan ook tussen uw ongewenste mails terecht zijn gekomen.

4. Activatiemail
De activatiemail is binnengekomen. Klik op ‘’Activeer je account’’ om door te gaan.
Let op: deze link is na ontvangst slechts 1 uur geldig.

5. Nieuw wachtwoord
Eerst moet er een wachtwoord aangemaakt worden. Zorg ervoor dat uw wachtwoord voldoet aan de 5 eisen die aangegeven zijn. Klik hierna op ‘’Wachtwoord opslaan’’.

6. Wachtwoord herstel
Er zijn twee keuzemogelijkheden om uw wachtwoord in de toekomst te kunnen herstellen.
Kies voor optie 1: een SMS-code.
Vul uw mobiele nummer in het eerste veld. Klik hierna op ‘’Vraag SMS-code aan’’. U ontvangt binnen enkele seconden een code op uw mobiel.
Vul deze in het tweede veld. Kies hierna rechtsonder voor ‘’doorgaan''.

7. Privacy accepteren
Accepteer in dit scherm de privacy voorwaarden, ook kunt u deze eerst doorlezen. Heeft u dit gedaan of bent u akkoord klik dan rechtsonder op ‘’Accepteer’’.

8. Voltooid
De activatie van uw account is voltooid. Kies voor ‘’Breng me naar mijn online HR-omgeving’’ om door te gaan naar het hoofdmenu van het online portaal.

Kijk bij downloads voor een handleiding (1. Activeren eigen account).

Binnen HR & Salaris Gemak kunnen medewerkers een eigen account krijgen. Hiervoor moeten zij eenmalig hun account activeren, de werkgever/administrateur kan de medewerker een activatiemail sturen. De medewerker kan hiermee onder andere de eigen loonstroken en jaaropgave inzien. Wanneer deze documenten geplaatst worden ontvangt hij/zij een melding in de mail.

1. Medewerker gebruikersaccount
Vanuit het startscherm gaat u naar inrichting organisatie en vervolgens onder het kopje ‘’gebruikers’’ naar ‘’medewerker gebruikersaccount’’.

2. Beschikbare medewerker(s) opzoeken
Zorg ervoor dat de instellingen voor het zoeken naar een medewerker goed ingesteld zijn, hierbij is het goed om te weten dat in de meeste gevallen het vinkje voor ‘’in dienst’’ aan
moet staan om een medewerker te kunnen zoeken, natuurlijk afhankelijk van de situatie.

Om slechts één of een aantal medewerkers te selecteren, klik dan op het vakje voor de naam van de medewerker en vervolgens voor het icoon met het plusje achter de naam van de des betreffende medewerker. Om meerdere medewerker accounts tegelijk aan te maken, kies dan in dit geval voor het groene vakje links in het scherm, hiermee selecteert u alle medewerkers.

Kies vervolgens voor het poppetje boven in het scherm, zie in de handleiding tweede groene vak rechts in het scherm.

3. Afronden van het proces
De laatste stap in het proces om een medewerker account aan te maken is door de instellingen op de juiste manier in te vullen. In de handleiding/video is te vinden hoe deze in de meeste gevallen ingesteld moet worden.

Tip: na uitdiensttreding op minimaal 365 dagen zetten, dit zodat de medewerker die uit dienst is nog bij zijn/haar documenten kan.
Het account aan maken is afgerond wanneer er voor ‘’doorgaan’’ wordt gekozen. De medewerker ontvangt binnen enkele seconden een mail om een account te activeren.
Hierdoor kan de medewerker bij zijn/haar documenten.

Kijk bij downloads voor een handleiding en instructievideo (2. Activatiemail naar mijn medewerker(s)).

Deze melding geeft aan dat de gebruikersnaam waarmee je inlogt en/of je wachtwoord niet overeenkomt met de gegevens die bij ons bekend zijn. Controleer daarom of je gebruikersnaam en wachtwoord juist zijn ingevoerd. Lukt het daarna nog niet om in te loggen? Klik dan op ‘Wachtwoord vergeten’ om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Zie download ''3. Wachtwoord vergeten'' voor een uitgebreide instructievideo.

U logt altijd in via https://portaal.hrensalarisgemak.nl/25001278. Een andere optie om op het inlogscherm te komen is door op deze website te kiezen voor het (witte) vierkant met daarin het symbool van een mens.

Uw gebruikersnaam is altijd het e-mailadres die u heeft doorgegeven aan uw werkgever en met daarbij uw zelf gekozen wachtwoord. Heeft u nog geen wachtwoord aangemaakt of bent u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op ‘Wachtwoord vergeten?’ en volg de instructies.

Zie download ''3. Wachtwoord vergeten'' voor een uitgebreide instructievideo.

Als werkgever/administrateur heeft u de rol gekregen om gewerkte dagen en uren van oproepkrachten door te geven.

1. Sidebalk vanuit het startscherm
Vanuit het beginscherm gaat u links naar de sidebalk. Hier kiest u voor ‘’Medewerkergegevens’’.

2. Invoer dagen/uren - medewerker
Eenmaal terecht gekomen in het menu kiest u voor ‘’Invoer dagen/uren – medewerker’’. Dit is verreweg de meeste eenvoudige manier om de gewerkte dagen/uren van uw personeel in te vullen.

3. Selecteren periode en dagensoort
In deze stap kiest u voor welke periode/maand u de gewerkte dagen/uren wilt invoeren en laat daarbij het volgnummer op ''1'' staan, dit is erg belangrijk om misverstanden te voorkomen. Als laatst moet er gekozen worden voor welke dagensoort de gegevens moeten worden ingevuld. Klik op de balk ‘’gewerkt’’.

4. Invullen dagen en uren per medewerker
In deze laatst stap vult u de gewerkte dagen en uren van de medewerkers in. Kijk eerst nog een keer goed of u wel de juiste periode/maand hebt geselecteerd. Vervolgens kunt u per medewerker de dagen en uren invullen. Denk er goed om dat deze variabelen beide worden ingevuld. Klaar? Kies dan altijd voor ‘’opslaan en indienen’’.

Kijk bij downloads voor een handleiding en instructievideo (5. Dagen en uren invoeren).

Zowel de werkgever/administrateur als medewerker kan declaraties invoeren.

1. Het declaratiescherm
Vanuit het startscherm kiest u in de sidebalk voor ‘’declaraties’’. In het midden van uw scherm komt opnieuw het woord ‘’declaraties’’, kies hier nogmaals voor. Hier ziet u uw ingediende declaraties, kies voor ‘’+ Nieuwe declaratie’’ om een nieuwe declaratie in te dienen.

2. Soorten declaraties
Er zijn twee veelvoorkomende soorten declaraties; kilometervergoedingen en thuiswerkvergoedingen.

2a. Kilometervergoedingen declareren:
Wij adviseren u om dit één keer per maand in te voeren, echter mag dit ook per week. Onderstaand wordt beschreven op welke manier het ingevoerd mag worden per maand.

Werkwijze
1. Zet in de omschrijving om welke maand en jaar het gaat;
2. Kies de declaratiesoort;
3. Selecteer de gehele maand;
4. Kies aantal totaal en vul het totaal aantal gereden kilometers in;
5. Voeg wanneer het verplicht is een bestand/foto toe bij ''bijlage''. Deze bijlage moet in PDF-vorm opgemaakt zijn, Excel pakt het systeem niet;
6. In de toelichting is het handig om te vermelden om welke maand het gaat;
7. Vervolgens kunt u bij ‘’+ Meer regels’’ een nieuwe week declaratie invoeren en een andere type selecteren.
8. Klaar? Kies dan voor opslaan en indienen en uw werkgever ontvangt de declaratie en moet deze nog accorderen. Wanneer de werkgever deze invoert ontvangt Anema Salaris & Advies de declaratie.

2b. Thuiswerkvergoedingen declareren:
Er mag bij het indienen van de thuiswerkvergoeding gekozen worden om in één keer de gehele maand (i.p.v. week) te selecteren en dan het totaal aantal thuiswerkdagen in te vullen, dit scheelt in het uploaden van bijlagen. Onderstaand de werkwijze op weekbasis.

Werkwijze
1. Zet in de omschrijving om welke maand en jaar het gaat;
2. Kies de declaratiesoort;
3. Selecteer de (werk)week, van maandag t/m vrijdag;
4. Heeft u alle 5 de dagen thuisgewerkt? Dan zijn dit 5 dagen en voert u bij aantal totaal ‘5’ in;
5. In de toelichting is het handig om te vermelden om welke week van de maand het gaat;
6. Vervolgens kunt u bij ‘’+ Meer regels’’ een nieuwe week declareren, vermeld in de toelichting week 2, 3 of 4 (afhankelijk van hoeveelste regel het betreft).
7. Klaar? Kies dan voor opslaan en indienen en uw werkgever ontvangt de declaratie en moet deze nog accorderen. Wanneer de werkgever deze invoert ontvangt Anema Salaris & Advies de declaratie.

Heeft u bijvoorbeeld in deze week 3 dagen thuisgewerkt? Dan wordt er uiteraard bij ‘’aantal totaal’’ 3 ingevuld.

Kijk bij downloads voor een handleiding en instructievideo (6. Declaraties indienen).

Wanneer u als bedrijf zijnde onze verlofmodule gebruikt kunt u natuurlijk met vragen zitten hoe dit proces in zijn werk gaat. In de meeste gevallen kunnen zowel werkgever/administrateur als werknemer verlofaanvragen doen. Wanneer een medewerker deze invoert zal de werkgever/administrateur deze eerst nog moeten accorderen voordat deze aanvraag wordt verwerkt.

Nadat een werknemer een verlof aanvraag heeft ingevoerd ontvangt u als werkgever in uw mail een melding dat er een accordering moet plaatsvinden.

In uw hoofdscherm ziet u meteen uw laatste taken nog te doen:
Zodra u met uw muis op de aanvraag gaat staan krijgt u direct uitgebreidere informatie.
Indien akkoord, kunt u rechts direct accorderen met het duimpje omhoog, indien niet akkoord, kiest u voor duimpje omlaag en kunt u een reden aangeven.
De werknemer krijgt een terugkoppeling op zijn aanvraag.

Wanneer u vanuit de sidebalk kiest voor medewerkergegevens ziet u onder het kopje ''Verlof en verzuim'' een aantal opties. Onderstaand wordt uitgelegd wat er bij deze opties gedaan kan worden.

1. Verlof registratie: hier heeft u inzage in alle verlof aanvragen die al geweest zijn, hier kunt u ook namens de werknemer een verlof aanvraag invoeren. Ook heeft u hier het saldo verlof direct in beeld en kunt u de verlofkaart van de werknemer inzien.

2. Tijd-voor-tijdregistratie: hier kunt u als werkgever de extra gewerkte tijd voor tijd opboeken (de werknemer kan dit zelf niet). De werknemer ziet op zijn verlof kaart de op geboekte TVT uren terug. De werknemer kan zelf bij een verlof aanvraag kiezen van welk saldo hij de uren wil opnemen (Tijd voor Tijd of vakantie)

3. Correcties verlofsaldo: hier kunt u als werkgever een eenmalige bij of af boeking doen van het verlof saldo.
De optie uitbetalen niet gebruiken, dan eerst altijd overleg met de salarisadministratie.

4. Afwezigheidsoverzicht: dit is het totaal overzicht per B.V. per maand wanneer een werknemer verlof heeft ingepland of wanneer er een aanvraag is gedaan die nog niet is goedgekeurd.

5. Verlofkaart: hier kunt u de verlofkaart van de desbetreffende werknemer inzien/beheren.

Kijk bij downloads voor een instructievideo (7. Verlof aanvragen).

Binnen HR & Salaris Gemak kunt u documenten toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, legitimatie, loonheffing formulieren en functioneringsgesprekken.

Kijk bij downloads voor een handleiding en instructievideo (8. Documenten toevoegen).

Binnen HR & Salaris Gemak zijn er een aantal redenen waardoor u af en toe door het bos de bomen niet meer ziet.
Door middel van deze tips zal het portaal voor u een stuk makkelijker worden en zult u niet zomaar meer met vragen komen te zitten.

Kijk bij downloads voor een instructievideo (9. Handige tips HR & Salaris Gemak).

Wanneer u een nieuwe medewerker in dienst neemt moet deze worden ingevoerd. Hiervoor gebruiken wij een invulformulier en een loonheffing formulier welke ingevuld moeten worden. Deze twee bestanden vindt u terug onder downloads.

Download 1A: invulformulier nieuwe medewerker
Download 1B: loonheffing formulier